HR Administrator

Mission

Au sein de l’équipe RH, le HR Administrator International Mobility est responsable de l’ensemble des processus liés aux permis de travail, visas et relocalisation des employés d’IBA à travers le monde. Le rôle combine rigueur administrative, coordination transversale et accompagnement direct des employés et managers, afin de garantir une expérience de mobilité fluide tout en respectant les exigences légales et organisationnelles.

Responsabilités principales

• Gérer l’ensemble des processus liés aux permis de travail, visas et documents d’immigration (80% du temps de travail)
  

  • Recueillir et analyser les demandes du business, identifier la solution adéquate et coordonner avec les partenaires externes, managers, autorités et employés.

  • Conseiller le business sur la faisabilité, les coûts, les délais et les options disponibles.

  • Suivre les dossiers en cours grâce à des points réguliers et un reporting structuré.

  • Assurer une communication proactive auprès des managers et collaborateurs, et sensibiliser les parties prenantes à l’importance de planifier suffisamment tôt.

  • Coordonner les services de relocation (logement, école, installation) en collaboration avec des prestataires externes.

  • Vérifier et valider les factures liées à la mobilité et à la relocation, y compris la gestion des PO/PR dans SAP, l’allocation aux centres de coûts et le suivi budgétaire.

  • Gérer les paiements ad hoc et garantir le respect des règles internes en matière d’avantages et d’éligibilités.

  • Participer aux processus annuels tels que le suivi des déclarations fiscales des expatriés.

• Apporter un support opérationnel aux équipes Compensation & Benefits sur certaines tâches administratives (ex. cartes énergie, fournitures) (20% du temps de travail)

Votre profil

Vous avez : 

• Un diplôme bachelier ou master dans des domaines tels que RH, Economie, Gestion, ou équivalent
• Une bonne connaissance de l’anglais
• Une très bonne connaissance du français
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook)
• Une première expérience sur SAP ou autre ERP est un atout

Et vous êtes : 

• Analytique et rigoureux, capable de trouver et valider la bonne information.

• Un excellent coordinateur, à l’aise avec la gestion de multiples parties prenantes internationales.

• À l’aise avec la lourdeur administrative, tout en apportant un esprit critique et une réelle valeur ajoutée.

• Autonome, organisé et capable de prioriser dans un environnement complexe.

• Communicatif, proactif et capable de sensibiliser vos interlocuteurs.

Nous vous offrons

• Un contrat à durée déterminée de 1 an
• Une première expérience riche et formative
• Des perspectives de carrière et d'évolution

Processus

1. HR Interview - Luis de la Serna (Recruteur) 
2. BU Interview - France Denayer (Manager)